Dwadzieścia osób, dwadzieścia rowerów i plan na integrację w górach. Brzmi dość banalnie, ale może okazać się, że część grupy nie siedziała na rowerze od liceum, trasy nie zna nikt z organizatorów, a rower w rozmiarze L dostał ktoś, kto mierzy 165 cm.
Wyjazd rowerowy może być jedną z lepszych decyzji, jakie podejmiesz jako organizator eventu firmowego. Warto jednak rozważyć parę kwestii, jeśli planujesz to po raz pierwszy.
Zebraliśmy 7 lekcji, które wynieśliśmy z organizacji wyjazdów rowerowych grup firmowych i grup znajomych – żebyś nie musiał uczyć się na własnych błędach.
1. Dlaczego rowery mają przewagę nad innymi atrakcjami na eventach firmowych?
Nie mamy nic przeciwko firmowym kolacjom, warsztatom z coachem, godzince w escape roomie ani paintballowi. Wiemy jednak, że może na nich być czasem trochę sztucznie albo po prostu „to już było”.
Event rowerowy działa inaczej. Wspólna przygoda na świeżym powietrzu i wysiłek fizyczny robią więcej dla relacji w zespole niż godzina układania wieży z wykałaczek. Nikt nie musi nikomu nic udowadniać. Nikt nie odgrywa żadnej roli. Każdy może być sobą: ludzie po prostu jadą razem – i to wyzwalające.
Jest jeszcze jedna rzecz: zmiana codziennego, biurowego kontekstu. Wyjście z biura, powietrze, ruch, góry. Mózg odpoczywa od trybu pobudzenia, skoncentrowania na zadaniu i procedurach. Ludzie wracają z takiego wyjazdu z inną energią.
2. Rower elektryczny na integracji firmowej – dlaczego wyrównuje szanse w grupie?
Uprawianie sportu w górach brzmi świetnie dla osób z natury aktywnych. Dla reszty – co najmniej odrobinę stresująco. Nie wszyscy mają żelazną kondycję i nie wszyscy lubią się pocić.
Dzięki rowerom elektrycznym zarówno biegacze maratonów, jak i miłośnicy seriali mają równe szanse. Silnik w rowerze nie zwalnia z wysiłku w całości (tak, trzeba pedałować), ale pomaga na tyle, że braki w kondycji przestają być problemem.
Takie wyjazdy cieszą się zaskakująco dobrymi ocenami właśnie dlatego, że uczestnicy nie spodziewali się, że „dadzą radę”, a im się udało. Efekt? Ktoś, kto przyjechał sceptyczny, wraca do domu i biura z poczuciem satysfakcji.
3. Najczęstszy błąd w planowaniu: pożyczmy 20 rowerów i jedźmy.
Organizacja eventu to masa rzeczy do ogarnięcia i chciałoby się uprościć przynajmniej część z nich. Skoro wypożyczalnia ma 20 rowerów, to po prostu bierzemy wszystkie i jedziemy na wycieczkę? Opowiemy Ci krótko i treściwie, dlaczego robi się to trochę inaczej:
- Wzrost uczestników ma kluczowe znaczenie. Rower dobrany do wzrostu to nie kaprys – to kwestia bezpieczeństwa i komfortu. Na źle dobranym sprzęcie po kilku kilometrach boli kręgosłup, kolana, nadgarstki. Dlatego dobra wypożyczalnia zapyta o wzrost uczestników i sprawdzi, ile ma dla nich dostępnych rowerów w odpowiednich rozmiarach.
- Zróżnicowanie poziomu u uczestników to norma, nie wyjątek. W każdej grupie 15+ osób znajdziesz kogoś, kto sam objechałby te całe góry bez silnika, i kogoś, kto będzie „walczył o życie”. Ignorowanie tych różnic prowadzi do frustracji po obu stronach. W dodatku duża grupa na trasie się rozciąga, pierwsi czekają długo na ostatnich, ostatni mogą się gubić… Rozwiązanie jest proste: podział na mniejsze grupy według zaawansowania, z osobną trasą i opiekunem dla każdej.
4. Zastanów się, czy na pewno nie potrzebujesz przewodnika?
Przewodnik dobrze zna teren, wie, która leśna droga jest przejezdna i wygodna. Na bieżąco reaguje na sytuacje i nastroje w grupie, dba o bezpieczeństwo i tempo. Na wyjeździe integracyjnym to właśnie on sprawia, że organizator i uczestnicy mogą skupić się na przygodzie i widokach, a nie na nawigacji w nieznanym terenie. W Górach Sowich, gdzie trasy potrafią być bardzo strome i technicznie wymagające, dobry przewodnik robi kolosalną różnicę.
5. Jak wygląda dobrze zorganizowany firmowy event rowerowy?
Jeśli ktoś robi to dobrze, wygląda to mniej więcej tak:
- Zanim w ogóle dojdzie do zaklepania wycieczki, zbierane są dane uczestników – wzrost, doświadczenie. Na tej podstawie dobiera się sprzęt i sugeruje podział na mniejsze grupy.
- Rowery, każdy indywidualnie dopasowany do danego uczestnika, przyjeżdżają na miejsce zbiórki – np. do hotelu.
- Realizujemy krótki instruktaż – szczególnie ważny przy górskich rowerach elektrycznych, bo nie każdy miał już z nimi do czynienia.
- W trakcie wycieczki każda grupa jedzie ze swoim opiekunem, który zna trasę. Nie ma presji, nie ma pośpiechu, jest plan B na wypadek, gdyby ktoś potrzebował wcześniej skończyć.
Jak to ujął Maciej, jeden z uczestników organizowanej przez nas wycieczki:
„wszystkie rowery wyczyszczone, w 100% sprawne, dobrane pod wzrost, ustawione zawieszenia, ba – rowery były nawet podpisane!”
Jak widać, organizacja wycieczki wymaga przygotowania. I właśnie to przygotowanie robi całą różnicę dla uczestników i organizatora — dobra wypożyczalnia bierze to na siebie!
6. Ile kosztuje firmowy wyjazd rowerowy na e-bikach?
Przy wynajmie rowerów elektrycznych eMTB klasy premium z pełnym zawieszeniem (dopasowanym do każdego uczestnika indywidualnie) ceny wynajmu za osobę na dzień wahają się w przedziale 250 zł-300 zł. Do tego dochodzi wynagrodzenie dzienne przewodników lub instruktorów.
U nas dowóz rowerów na miejsce startu (np. do hotelu) i ich odbiór, wypożyczenie kasków i wsparcie techniczne na trasie (usługa serwisu, gdyby coś się wydarzyło) są już w cenie.
Całościowy koszt obsługi rowerowej dla grupy 10–15 osób to zazwyczaj 2000–4000 zł – w zależności od zakresu i długości wyjazdu. To mniej niż niejeden team lunch w Warszawie.
7. Przez agencję eventową czy bezpośrednio z wypożyczalnią?
Agencje eventowe są świetne w ogarnianiu całej logistyki, cateringu, noclegów i programu. Jeśli potrzebujesz, aby ktoś zdjął z Ciebie całą organizację, zatrudnienie agencji to najlepszy pomysł.
Ale jeśli chcesz zorganizować wyjazd rowerowy w Sudetach, bezpośrednia współpraca z lokalną wypożyczalnią, która robi to regularnie, ma kilka konkretnych zalet:
- Krótszy łańcuch komunikacji. Rozmawiasz bezpośrednio z osobą, która zna trasy, sprzęt i realia organizacji.
- Elastyczność. Zmiany (np. rezygnacja uczestnika czy pojawienie się nowego w ostatniej chwili) – łatwiej to ustalić bezpośrednio.
- Brak marży pośrednika. Agencja doliczy swoją stawkę do każdej usługi.
Czy event rowerowy w górach jest dla każdego?
Nie każda firma i nie każda grupa skorzysta z tego formatu. Ale jeśli masz grupę 6–20 osób, planujesz wyjazd integracyjny na Dolnym Śląsku i zależy Ci na tym, żeby ludzie wrócili z czymś więcej niż zdjęciem przy ściance z logo – warto to rozważyć. Góry Sowie oferują trasy dla każdego poziomu – od spokojnych ścieżek w dolinie po widokowy podjazd na Wielką Sowę (1015 m n.p.m.).
Najlepsze opinie słyszymy od grup, które przyjeżdżają z nastawieniem „zobaczmy” i wracają z nastawieniem „kiedy następny raz?”.
„Niesamowity produkt i niesamowita obsługa! Korzystaliśmy z rowerów elektrycznych podczas dwóch pięciodniowych wycieczek, podczas których zabieraliśmy grupy 12 osób na różne szlaki Dolnego Śląska. Rowery były zawsze utrzymywane w nienagannej czystości, a standard rowerów elektrycznych jest o wiele lepszy niż to, co widziałam wcześniej. Nasi goście byli zachwyceni rowerami i uznali je za łatwe w obsłudze. Polecam 10/10.” – Shura Johnsen
To chyba najlepsza rekomendacja, jaką można dostać!
FAQ – najczęstsze pytania przed firmowym wyjazdem rowerowym
Czy rower elektryczny jest dla każdego, nawet dla osoby bez doświadczenia?
Tak! E-bike nie jedzie za Ciebie, ale sprawia, że górska trasa staje się dostępna dla osób, które na klasycznym rowerze w górach by nie dały rady z powodów kondycyjnych. Większość osób, które podchodzą do elektryków sceptycznie, po pierwszych kilku kilometrach już planują, kiedy pojechać znowu. Uwaga: ważne jednak, aby umieć sprawnie jeździć na rowerze (wsiadać, zsiadać, zmieniać przerzutki i kontrolować prędkość).
Czy musimy gdzieś dojechać?
Nie. Przy organizacji firmowego eventu rowerowego sprzęt dostarczamy my – rowery eMTB klasy premium, dobrane do wzrostu każdego uczestnika, z kaskami i niezbędnym wyposażeniem. Rowery przyjeżdżają do miejsca, gdzie chcecie startować (np. z hotelu).
Ile osób może wziąć udział w wycieczce?
Praktyczny górny limit jednej grupy to 12 osób z jednym przewodnikiem. Dla większych grup – np. 20–30 osób – zalecany jest podział na mniejsze ekipy, każda z osobnym opiekunem, jadące z różnymi trasami. Pozytywne doświadczenie i bezpieczeństwo są ważniejsze niż prowadzenie wszystkich osób w jednej kolumnie po jednej trasie.
Jak długo trwa wycieczka firmowa na rowerach?
Najczęściej organizowane wycieczki firmowe to 3–5 godzin jazdy (z przerwami). Należy jeszcze dodać czas wstępnego szkolenia i dopasowania rowerów (trwa to nawet do godziny przy większych grupach).
Jak trudne są trasy w Górach Sowich?
Trasy dobieramy do grupy – mamy zarówno spokojne trasy po mało uczęszczanych drogach asfaltowych i leśnych szutrach, jak i bardziej wymagające podjazdy i zjazdy.
Czy można połączyć wyjazd rowerowy z noclegiem?
Tak i jest to częsta formuła. Nasza okolica (Sudety Środkowe: Góry Sowie, Góry Wałbrzyskie) oferuje dobre hotele i pensjonaty w różnych przedziałach cenowych. Możemy polecić miejsca, które już gościły grupy firmowe – nocleg organizujecie jednak we własnym zakresie lub przez agencję eventową.
Czy organizujecie wyjazdy w tygodniu, czy tylko w weekendy?
Organizujemy eventy firmowe przez cały sezon letni, od kwietnia do października, również w dni robocze. Grupy firmowe często wybierają środek tygodnia i uważamy, że to dobrze: jest mniejszy tłok w turystycznych miejscach.
Co, jeśli ktoś z grupy nie da rady jechać dalej albo ma wypadek?
Przewodnik jest z grupą przez cały czas i reaguje na bieżąco. Mamy plan B na każdą trasę – skrócone warianty, możliwość wcześniejszego zakończenia jazdy i transport powrotny dla osób, które potrzebują wsparcia. Przez lata organizacji wyjazdów i wycieczek nie mieliśmy sytuacji, z którą nie daliśmy rady!